Dari konferensi video dan pesan instan hingga manajemen proyek dan berbagi file, daftar berikut mencakup perangkat lunak pendukung kerja jarak jauh atau lebih trend dengan Work From Home (WFH) yang dapat meningkatkan pekerjaan dan menjaga tenaga kerja virtual tetap terhubung, teratur, dan berkinerja sebaik-baiknya.
1. Microsoft Teams
Microsoft Teams adalah platform komunikasi dan kolaborasi lengkap yang hebat dan cocok untuk tim jarak jauh. Kita dapat menggunakannya untuk menyelenggarakan rapat video, mengobrol dengan kolega, berbagi file, dan bahkan berkolaborasi pada dokumen secara real-time. Integrasi dengan aplikasi Microsoft 365 lainnya seperti OneDrive dan SharePoint memudahkan pengaturan semuanya dalam satu hub secara terpusat.
Fitur utama:
- Alat rapat dan konferensi: Pengguna dapat melakukan rapat daring dengan fitur-fitur seperti konferensi video, berbagi layar, dan latar belakang khusus, yang menjadikan kolaborasi virtual sederhana dan profesional.
- Obrolan dan kolaborasi: Pesan instan, berbagi file, dan alat kolaborasi untuk memungkinkan komunikasi yang cepat dan informal serta kerja tim yang efisien.
- Manajemen pekerja: Solusi yang disesuaikan dengan kebutuhan pekerja, termasuk manajemen tenaga kerja dan kemampuan staf/penjadwalan.
- Aplikasi dan alur kerja: Integrasi dengan berbagai aplikasi, seperti Dropbox, Workday, dan Salesforce, untuk mengoptimalkan produktivitas dan mendukung berbagai persyaratan bisnis.
2. Zoom
Dalam hal konferensi video yang lancar, Zoom sulit dianggap yang terbaik. Dengan fitur-fitur seperti latar belakang virtual, berbagi layar, dan ruang diskusi, Anda dapat mengadakan rapat tim, panggilan klien, dan sesi curah pendapat di mana anggota tim jarak jauh Anda berada.
Fitur utama:
- Berbagi layar: Memungkinkan pengguna untuk berbagi seluruh desktop atau jendela aplikasi tertentu dengan peserta rapat.
- Ruang diskusi: Tuan rumah dapat membagi rapat Zoom menjadi sesi terpisah untuk diskusi kelompok kecil, yang ideal untuk lokakarya, kelas, atau aktivitas membangun tim.
- Rekaman rapat: Tuan rumah dapat merekam dan menyimpan rapat secara lokal atau di cloud, memudahkan untuk meninjau dan berbagi konten rapat dengan mereka yang tidak dapat hadir karena zona waktu yang berbeda.
- Latar belakang virtual: Menampilkan gambar atau video sebagai latar belakang Anda selama rapat Zoom, menambahkan sentuhan profesional atau elemen menyenangkan ke panggilan Anda.
- Fungsi obrolan: Menyediakan fitur pesan instan dalam rapat tempat anggota tim dapat berkomunikasi.
- Penjadwalan dengan integrasi kalender: Rencanakan dan kelola rapat langsung dari aplikasi kalender Anda, menyederhanakan proses pengaturan dan bergabung dalam rapat.
- Mengangkat tangan secara virtual: Peserta dapat memberi isyarat bahwa mereka ingin berbicara, membantu menjaga ketertiban dan memastikan setiap orang dapat berkontribusi dalam rapat besar.
- Jajak pendapat dan survei: Mengumpulkan umpan balik selama rapat, memberikan suara pada gagasan, atau menilai pemahaman, menjadikannya alat interaktif untuk keterlibatan.
- Kemampuan webinar: Mendukung acara virtual berskala lebih besar dengan fitur-fitur seperti Tanya Jawab, pendaftaran peserta, dan analitik, sehingga cocok untuk menyelenggarakan webinar, lokakarya, dan sesi pelatihan.
- Fitur keamanan: Enkripsi, ruang tunggu, dan perlindungan kode sandi memastikan bahwa rapat aman dan hanya dihadiri oleh peserta yang dituju.
3. Slack
Slack adalah alat pengiriman pesan yang digunakan untuk pengiriman pesan instan dan komunikasi tim. Anda dapat menyiapkan berbagai saluran untuk proyek, departemen, atau percakapan santai, sehingga memudahkan Anda untuk menjaga percakapan tetap teratur dan sesuai topik. Slack juga terintegrasi dengan banyak aplikasi lain, seperti Mireo dan Notion, untuk menyederhanakan alur kerja.
Fitur utama:
- Saluran: Ruang khusus untuk mengatur percakapan berdasarkan topik, proyek, atau tim, yang memungkinkan komunikasi yang terfokus dan efisien.
- Pesan langsung: Memungkinkan percakapan pribadi satu lawan satu atau obrolan grup kecil untuk komunikasi cepat antar anggota tim.
- Berbagi berkas: Memungkinkan pengguna mengunggah dan berbagi dokumen, gambar, dan berkas lainnya dengan mudah langsung dalam aplikasi.
- Integrasi: Terhubung dengan berbagai aplikasi dan layanan pihak ketiga, seperti Google Drive, Trello, dan Asana, memusatkan alat dalam satu platform.
- Fungsionalitas pencarian: Menemukan pesan, file, dan percakapan lama dengan cepat, memudahkan untuk menemukan informasi penting.
- Notifikasi: Notifikasi yang dapat disesuaikan membuat orang tetap mendapat informasi mengenai aktivitas relevan tanpa membuat mereka kewalahan.
- Merekam klip video dan audio: Memungkinkan pengguna membuat dan berbagi video cepat (dengan fasilitas berbagi layar opsional) atau pesan suara dalam saluran dan pesan langsung, memberikan sentuhan pribadi dan komunikasi yang jelas tanpa memerlukan rapat langsung.
- Huddle: Panggilan video atau suara untuk rapat dan diskusi singkat, menyediakan cara mudah untuk berkomunikasi tatap muka atau melalui suara dalam platform.
- Pembaruan status: Anggota tim dapat menetapkan status khusus, memberi tahu orang lain tentang ketersediaan, aktivitas terkini, atau lokasi, yang membantu mengelola ekspektasi dan koordinasi.
- Item yang disematkan: Memungkinkan pengguna untuk menyematkan pesan, file, atau percakapan penting dalam suatu saluran untuk referensi mudah, memastikan bahwa informasi penting selalu dapat diakses.
- Pembangun alur kerja: Pengguna dapat mengotomatiskan tugas dan proses rutin dalam Slack, seperti merekrut anggota tim baru atau menyiapkan pengingat, guna meningkatkan efisiensi dan konsistensi.
4. Asana
Asana adalah alat manajemen proyek yang membantu tim mengelola tugas, tenggat waktu, dan kemajuan proyek. Anda dapat menggunakannya untuk menugaskan pekerjaan, menetapkan tanggal jatuh tempo, melacak KPI, dan mendapatkan visibilitas tentang apa yang sedang dikerjakan setiap orang. Antarmuka yang intuitif memudahkan pengelolaan proyek dari mana saja.
Fitur utama:
- Manajemen tugas: Memungkinkan pengguna untuk membuat, menetapkan, dan melacak tugas, memastikan semua orang tahu apa yang perlu dilakukan dan kapan.
- Proyek: Menyesuaikan tugas menjadi inisiatif atau tujuan spesifik, memberikan struktur dan kejelasan pada pekerjaan tim.
- Dashboard: Pengguna dapat mengatur dan melacak tugas melalui setiap fase, membuat proses kerja lebih transparan dan mudah dikelola.
- Manajemen sumber daya: Memberikan wawasan mengenai kapasitas anggota tim, memungkinkan distribusi tugas yang seimbang.
- Integrasi: Menghubungkan dan berkolaborasi dengan alat lain seperti Slack, Google Drive, dan Microsoft Teams, menyederhanakan alur kerja dengan menjaga semuanya tetap terhubung.
- Formulir: Mengumpulkan dan menstandardisasi informasi dari anggota tim atau pemangku kepentingan eksternal, memastikan entri data dan pembuatan tugas yang konsisten.
- Laporan dan dasbor: Menyediakan wawasan waktu nyata tentang kinerja proyek dan tim, membantu Anda membuat keputusan berdasarkan data dan terus memberi informasi kepada pemangku kepentingan.
5. Google Drive
Google Drive membantu berbagi file dan kolaborasi jarak jauh. Anda dapat mengatur semua dokumen, spreadsheet, dan presentasi penting di cloud, lalu memberi anggota tim jarak jauh akses untuk mengedit, memberi komentar, dan bekerja sama secara real-time. Anda juga dapat mengintegrasikan Google Docs, Google Sheets, dan Slides untuk menjadikannya pengalaman yang lengkap.
Fitur utama:
- Kolaborasi: Beberapa pengguna dapat mengedit dokumen secara bersamaan, menyediakan pembaruan instan dan memfasilitasi kerja tim tanpa perlu pertukaran file yang konstan.
- Integrasi dengan ruang kerja Google: Terintegrasi dengan aplikasi Google lainnya seperti Docs, Sheets, dan Slides, menciptakan alur kerja yang terpadu dan efisien.
- Fungsionalitas: Menemukan file dengan cepat menggunakan kata kunci, jenis file, atau tanggal, memudahkan Anda menemukan apa yang Anda butuhkan.
- Riwayat: Melacak semua perubahan yang dibuat pada dokumen dan melihat atau memulihkan versi sebelumnya, memastikan tidak ada pekerjaan yang hilang.
- Akses offline: Lanjutkan bekerja pada berkas tanpa koneksi internet, dan sinkronkan perubahan secara otomatis saat Anda kembali online.
- Organisasi file: Mengakomodasi fitur-fitur, seperti folder dan label berkode warna, untuk menjaga dokumen tetap terorganisir rapi dan mudah dinavigasi.
- Keamanan dan enkripsi: Lindungi file dengan tindakan keamanan yang kuat, termasuk enkripsi selama transfer dan saat tidak digunakan, membantu data tetap aman.
- Aplikasi seluler: Pengguna dapat mengakses, mengedit, dan berbagi berkas mereka saat bepergian, memberikan fleksibilitas dan kenyamanan untuk bekerja dan bepergian jarak jauh.
6. Gather
Gather adalah alat manajemen tim yang organik dan koneksi spontan dari lingkungan kantor secara tatap muka. Alat ini memiliki ruang kantor virtual yang dapat disesuaikan, tempat karyawan Anda yang tersebar dapat bernavigasi dan bertemu dengan kolega secara bebas, memicu diskusi dadakan dan berbagi pengetahuan.
Fitur utama:
- Interaksi: Memungkinkan anggota tim untuk “bertemu” satu sama lain saat mereka menjelajahi kantor virtual, sehingga mendorong percakapan dan kolaborasi yang organik.
- Ruang kerja yang dipersonalisasi: Anggota tim dapat mendesain meja virtual mereka sendiri, menambahkan sentuhan pribadi dan membuat ruang kerja virtual terasa lebih seperti rumah.
- Kemampuan roaming: Karyawan dapat bergerak bebas di sekitar kantor virtual melintasi ruang sosial, berinteraksi dengan kolega, dan berpartisipasi dalam diskusi seperti yang mereka lakukan di ruang fisik.
- Ruang pertemuan interaktif: Ruang virtual khusus untuk rapat tim, sesi curah pendapat, dan diskusi tatap muka, meningkatkan pengalaman kolaboratif.
- Komunikasi audio dan video waktu nyata: Memungkinkan interaksi alami, membuat percakapan virtual terasa lebih langsung dan personal.
7. Toggl
Dengan memantau waktu, karyawan jarak jauh akan bertanggung jawab untuk menyelesaikan proyek tepat waktu. Anda dapat menggunakan Toggl untuk mencatat jam kerja, memantau produktivitas, dan membuat laporan terperinci dari aplikasi desktop atau seluler yang mudah digunakan. Anda bahkan dapat mengintegrasikannya dengan alat manajemen proyek seperti Asana untuk menyinkronkan alur kerja Anda.
Fitur utama:
- Pelacakan waktu : Memungkinkan pengguna dengan mudah mencatat waktu yang dihabiskan untuk berbagai tugas dan proyek, memberikan wawasan yang jelas tentang produktivitas dan pola kerja.
- Laporan terperinci : Menghasilkan ringkasan komprehensif tentang waktu yang dilacak dan menganalisis kebiasaan kerja, kemajuan proyek, dan kinerja tim untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
- Manajemen proyek : Pengguna dapat mengatur tugas, menetapkan tenggat waktu, dan mengalokasikan sumber daya, memastikan bahwa proyek diselesaikan secara efisien dan sesuai jadwal.
- Integrasi : Terintegrasi dengan alat populer seperti Asana, Notion, dan Slack ke dalam alur kerja yang ada dan meningkatkan produktivitas tanpa gangguan.
- Deteksi idle : Memberikan peringatan saat komputer tidak aktif, memastikan bahwa hanya waktu kerja aktif yang dilacak dan menyediakan laporan waktu yang lebih akurat.
- Aplikasi seluler : Memungkinkan pelacakan waktu saat bepergian, memudahkan pencatatan jam kerja dari mana saja dan memastikan fleksibilitas bagi pekerja jarak jauh dan mobile.
- Penandaan tugas : Mengkategorikan tugas dengan tag tertentu, meningkatkan pengorganisasian dan mempermudah pemfilteran dan analisis aktivitas kerja.
8. 1Password
1Password adalah alat manajemen kata sandi. Ini adalah solusi komprehensif yang membantu bisnis Anda mengamankan setiap proses masuk untuk setiap aplikasi di setiap perangkat. 1Password memungkinkan tim Anda menyimpan basis data kata sandi terenkripsi secara lokal, memastikan kontrol penuh atas informasi sensitif. Model keamanan pada perangkat ini menghilangkan risiko penyimpanan kredensial di server eksternal.
Fitur utama:
- Penyimpanan kata sandi yang aman: Menjaga semua kata sandi, rincian kartu kredit, dan informasi sensitif terenkripsi dan disimpan dengan aman, memastikan hanya pengguna tertentu yang dapat mengaksesnya dengan aman dari perangkat apa pun.
- Kunci sandi (beta): Pengguna dapat membuat, menyimpan, dan masuk dengan kunci sandi menggunakan versi beta publik di peramban, menyediakan metode autentikasi yang aman dan tanpa kata sandi.
- Sinkronisasi lintas perangkat: Memungkinkan pengguna untuk mengakses kata sandi dan informasi tersimpan lainnya di semua perangkat, memastikan mereka memiliki apa yang mereka butuhkan di mana saja.
- Autentikasi dua faktor (2FA): Menambahkan lapisan keamanan ekstra dengan memerlukan bentuk verifikasi kedua menggunakan Duo—atau kunci perangkat keras seperti Yubikey atau Titan, melindungi akun dari akses tidak sah.
- Dasbor: Ini memberikan gambaran umum situasi keamanan tim Anda dan saran untuk perbaikan.
- Pemulihan data: Secara otomatis memulihkan data jika terjadi kerusakan atau gangguan listrik, memastikan bahwa informasi selalu aman dan dapat diakses.
- Alat pengembang: Membuat, mengelola, dan menyinkronkan kunci SSH, mendorong, menarik, dan menandatangani komitmen Git.
- Ekstensi peramban: Mengisi kata sandi dan formulir dengan cepat langsung dari peramban, menyederhanakan proses masuk dan menghemat waktu.
9. Miro
Kolaborasi dan ide merupakan tugas yang menantang saat Anda tidak berada di ruang fisik yang sama. Miro adalah papan tulis virtual yang memungkinkan tim jarak jauh untuk berkolaborasi, bertukar pikiran, merencanakan proyek, dan memvisualisasikan alur kerja—semuanya dalam ruang kerja digital yang sangat interaktif dan menarik.
Fitur utama:
- Kanvas tak terbatas: Memungkinkan tim untuk membuat, berkolaborasi, dan memvisualisasikan ide di papan tulis digital tak terbatas, menyediakan ruang fleksibel untuk bertukar pikiran dan membuat perencanaan.
- Kolaborasi waktu nyata: Beberapa pengguna dapat bekerja pada papan yang sama secara bersamaan, memastikan kontribusi setiap orang langsung terlihat dan memfasilitasi kerja tim yang lancar.
- Templat: Membantu memulai proyek dengan kerangka kerja siap pakai untuk bertukar pikiran, perencanaan strategi, alur kerja tangkas, dan banyak lagi, menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas.
- Integrasi: Terintegrasi dengan alat populer seperti Slack, Jira, Zoom, dan Google Drive, menciptakan alur kerja yang terhubung dengan efisiensi yang ditingkatkan dan menjaga semua alat Anda di satu tempat.
- Catatan: Anggota tim dapat mencatat ide, memberikan umpan balik, dan terlibat dalam diskusi langsung di papan, yang mendorong kolaborasi interaktif dan dinamis.
- Widget: Jajak pendapat, pengatur waktu, dan alat pemungutan suara memudahkan pengumpulan umpan balik dan memfasilitasi pengambilan keputusan tim secara real-time.
- Pemetaan: Mengorganisasikan pikiran dan konsep secara visual, membantu menyusun ide dan mengungkap hubungan di antara ide-ide tersebut untuk pemahaman dan pengambilan keputusan yang lebih jelas.
10. Dropbox
Dropbox membantu tim jarak jauh dengan berbagi file dan penyimpanan cloud. Dropbox memungkinkan Anda mengunggah, mengakses, dan berkolaborasi dengan mudah pada dokumen, spreadsheet, dan presentasi dari mana saja. Struktur folder yang intuitif dan kemampuan berbagi menjadikannya pilihan yang mudah digunakan untuk organisasi yang terdistribusi.
Fitur utama:
- Pencadangan: Menyimpan berkas di satu tempat yang aman, dapat diakses dari komputer, ponsel, atau tablet Anda. Mencadangkan folder penting seperti “Desktop” pribadi—setiap perubahan akan disinkronkan di seluruh akun.
- Desktop pintar : Menyediakan saran konten cerdas, yang memungkinkan tim bekerja dengan alat dari satu tempat yang terorganisir, meningkatkan produktivitas dan kenyamanan.
- Integrasi alat: Terintegrasi dengan alat seperti Slack, Zoom, dan HelloSign, menghilangkan kebutuhan untuk beralih antar aplikasi dan menyederhanakan alur kerja.
- Paper oleh Dropbox: Editor dokumen kolaboratif yang memungkinkan tim untuk membuat dan meninjau dokumen bersama-sama secara real-time.
Demikian artikel mengenai Software Pendukung Bekerja Secara Work From Home semoga dapat membantu.
